هل تعلم ماهى اساسيات الكتابة فى مجال الأعمال؟ وكيف تكتسب مهارات الكتابة ؟
بمزيد من الوقت والممارسة، سنعمل سوياً لتطوير المهارات التي تحتاجها لضمان صياغتك للمذكرات ورسائل البريد الإلكتروني وتقارير الأعمال .
من أشكال اتصالات الأعمال صياغةً مباشرة وسهلة الفهم وسريعة هي "القراءة.
عند قرآتك هذا المقال، سيكون بمقدورك تعلّم أساسيات الكتابة في مجال الأعمال.
إرشادات حول الكتابة في مجال الأعمال
الكتابة في مجال الأعمال هي أي وسيلة اتصال مكتوبة تستخدم ضمن سياق مهني بحت وتشمل رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والتقارير.
وتتسم بأنها مباشرة وواضحة وتُصاغ بأسلوب سهل القراءة. فيمكنك أن تصبح كاتباً محترفاً في مجال الأعمال مع الممارسة المستمرة.
إليك بعض الإرشادات:
1. إدخل في صلب الموضوع
ادخل في صلب الموضوع مباشرة عند صياغتك لتقرير أعمال. أخبر القرّاء بما يحتاجون إلى معرفته مسبقًا لتفادي البحث عنه.
تأكد من أن الجمل قصيرة ومباشرة مع إبقاء الفقرات موجزة. يساعد ذلك في التركيز على أهم النقاط وصياغة تقريرك بطريقة سهلة القراءة والتذكر.
2. إتخذ إجراء
تنص أغلبية تقارير العمل المكتوبة على الدعوة لاتخاذ إجراء ما، وتتمثّل هذه الدعوة في معلومات مقدمة للإرشاد وتشجيع القرّاء على الاستجابة.
فهي تساعدهم على معرفة ما يتوجب عليهم فعله والمسار الذي يجب اتباعه وما إلى ذلك. حافظ على أسلوب مهنيّ ولبق في الكتابة.
يمكنك البدء بتحية أو الإنهاء بخاتمة موجزة، وتذكّر أن المجاملات مثل "من فضلك" و"شكراً" تترك أثراً فعّالاً.
3. المراجعة
المراجعة جزء مهم من الكتابة الجيدة. بعد الانتهاء من مسودتك الأولى، اقرأها بتمعن وحدّد النقاط المناسبة وغير المناسبة فيها.
وضّح الجمل جيداً واختر الكلمات الأبسط ونظّم الهيكل اللغوي بترتيب منطقي.
وكجزء من عملية المراجعة، حاول قراءة عملك بصوتٍ مرتفع أو اطلب من شخص قراءة ما كتبت وإعطاءك ملاحظاته.
تساعدك هاتان الطريقتان على اكتشاف وجهات نظر وأفكار جديدة.
مع الكثير من عبء القراءة وإعادة الكتابة، لا تتفاجأ إذا استلزم الحصول على نسخة مصقولة وجاهزة إتمام عدة عمليات تنقيح ومراجعة للصياغة.
تذكر: كتابة تقارير الأعمال هي مهارة تتطلب الكثير من الممارسة لتطويرها، ولكن مع إتقان هذه الممارسة ستحظى بمهارة ذات قيمة رائعة.
أهم أنواع الوثائق التى يضمها مجال الأعمال
هناك 3 أشكال أساسية لابد من تعلمها:
1. كتابة تقارير العمل.
2. كتابة مذكرات العمل.
3. كتابة البريد الإلكترونى.
1. ماهو تقرير العمل؟
تقرير العمل هى وثيقة عمل أو قائمة أو عرض واضح يحتوي على بيانات وحقائق مرتبطة بمشكلة او موضوع معين أو ظرف طارئ داخل بيئة العمل.
ويحتوي هذا العرض على تحليل منطقي واقتراحات خاصّة وتوصيات معيّنة، وتوجيهات تناسب نتائج التحليل.
تكون تقارير العمل مكتوبة ويتم الاستعانة بالادوات المناسبة لتوضيحها وتحقيق الهدف المرجو منها بفعاليّة.
وذلك لان التقارير تعتبر مصدراً أساسياً للمعلومات التي يمكن الرجوع إليها في أي وقت.
وهي
الأساس الذي يتم من خلاله اتخاذ القرارات الهامة في الشركة، ما يجعلها
وسيلةً مساعدة على فهم الحقائق والتعرف على وضع الشركة في أحوال وظروف
معينة أكثر من غيرها.
كيفية صياغة وتنسيق تقرير العمال
تلجأ الشركات في مرحلة اتخاذ القرارات إلى إعداد تقرير أعمال. وتتضمّن هذه التقارير الحقائق والأبحاث لدراسة البيانات وتحليل الأداء والخروج بتوصيات مستقبلية.
تتسم تقارير الأعمال بصياغتها الرسمية والموضوعية وإدراجها لحقائق واضحة ومعززة بمصادر قانونية ومعتمدة، سواءً كان التقرير يسلط الضوء على مسألة فردية أو على الشركة بأكملها.
هيكل تقرير الأعمال النموذجي
أولاً: أضف اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك وتاريخ التسليم. كما ننصح بإدراج عنوان مناسب للتقرير.
ثانياً: عزّز تقريرك بمعلومات خلفية حول الموضوع الذي سيدور حوله النقاش، إضافةً إلى بيان الغرض من التقرير ذاته.
ثالثاً: في قسم النتائج الرئيسية، اذكر الحقائق والبيانات ذات الصلة مستخدمًا قوائم أو جداول أو أي وسائط أخرى تساعدك على إبراز نقطتك.
كن واضحاً ودقيقاً، فالتقرير بأكمله يدور حول هذه المعلومات.
رابعاً: عند الوصول إلى خاتمة التقرير، قم بتلخيص النتائج الرئيسية وتفسيرها وتحديد المسائل المكتشفة مع البيانات والإجابة على أي أسئلة ذات صلة.
ثم ضع توصيات بالحلول المرجوة استناداً إلى ما قدمته. حاول أن تبقى موضوعيًا ومجردًا ومركزًا على منظور الشركة.
خامساً: وفي ما يتعلق بالمراجع، أدرج مصادر كافة البيانات التي استعنت بها، وذلك لمنح القارئ فرصة الاطّلاع على مصدر معلوماتك.
سادساً: قد تتطلب بعض الشركات تضمين ملخص تنفيذي في مطلع التقرير.
يحتوي الملخص التنفيذي على المعلومات الخلفية والنتائج الرئيسية والتوصيات التي تُدرج جميعها في قسم واحد.
يساعد ذلك القارئ على معرفة المعطيات البارزة بدون قراءة التقرير بأكمله.
قد تبدو تقارير العمل مربكة ومع ذلك يمكنك إعداد تقرير خاص بك.
قم بجمع الحقائق وتقديمها بأسلوب منظّم لتساعد شركتك على اتخاذ قرارات مدروسة.
2. ماهى مذكرة العمل
المذكرة هى عبارة عن وسيلة إخبار مجموعة من الناس بمسألة معينة، مثل حدث أو سياسة أو مورد أو تشجيعهم على اتخاذ إجراء ما.
وجاءت تسمية كلمة "مذكرة" من الشئ الذى يجب تذكره ومراعاته.
ومذكرة العمل تعنى انها وسيلة لإخبار أو إعلام الموظفين او العاملين بالمؤسسات التجارية وقطاع الأعمال بالطوارئ او طلبات العمل وغيرها.
تختلف مذكرة العمل عن غيرها بأنها لابد ان تكتب فى سياق رسمى وداخل محتوى العمل ولا يجوز استخدام مصطلحات غير رسمية او مخالفة للوائح.
الأفضل والشكل الغالب لمذكرة العمل انها تكتب على الحاسوب ويتم تنسيقها ومعالجة النصوص الواردة فيها قبل طباعتها ونشرها.
سوف نشرح لك كيفية كتابة مذكرة عمل بشكل سهل وبيسط للغاية.
كيف تكتب مذكرة عمل
لموافاة زملائك بمعلومات أو إعلان هام في مكان العمل، يمكنك إرسال مذكرة عمل، فهي الوسيلة الأمثل لمخاطبة جمهور محدد ضمن سياق رسمي.
المذكرة هي وثيقة تصاغ غالباً باستخدام معالج نصوص وتتم طباعتها لنشرها. التنسيق مماثل لتنسيق البريد الإلكتروني: يبدأ عادة بعنوان يدرج أسماء المستلمين وتفاصيل أخرى.
محتوى العنوان في مذكرة العمل
فى بداية المذكرة لابد من تسميتها بإسم ( مذكرة ) فى منتصف الصفحة ثم ذكر التالى:
- إلى: يضم هذا الحقل اسم المستلم والمسمى الوظيفي على سبيل المثال:
- هانى محمد (مسئول الموارد البشرية).
- إذا كنت توجّه المذكرة لمجموعة مختصة، اذكر اسم المجموعة على سبيل المثال:
- قسم الموارد البشرية.
- مِن: يضم هذا الحقل اسمك ومسماك الوظيفي.
- التاريخ: يضم هذا الحقل التاريخ الكامل - الشهر واليوم والسنة.
- الموضوع: تأكد من صياغة الموضوع بشكل مختصر ووصفي.
تختلف مذكرات العمل عن الرسائل الإلكترونية أو الخطابات في عدم احتوائها على صيغ التحية مثل: "عزيزتي الآنسة"، بل يمكنك البدء مباشرة بالنص.
عند البدء بكتابة فقرة في المذكرة، احرص دائمًا على إضافة النقطة الرئيسية للفقرة أولاً.
ويمكنك استخدام تعداد نقطي أو رقمي لعرض النقاط أو القوائم بكل وضوح. سيساعد ذلك في إضفاء طابع مباشر وسهل المتابعة على كتابتك.
وبشكل عام، لا تحتوي المذكرات على عبارات وداع. ومع ذلك، قد يكون ملائمًا إدراج عبارة وداع بناءً على محتوى رسالتك أو أسلوب شركتك ويفضَّل أن تكون العبارة مختصرة.
تذكّر أن المراجعة والتنقيح عملية مهمة لضمان جودة أي وثيقة. قبل إرسال مذكرتك لجمهورك، لا تنسَ طلب رأي أحد الزملاء للتأكد من فعالية ومهنية رسالتك.
مذكرات الأعمال هي وسيلة فعّالة لنشر المعلومات بين الزملاء. ومع الممارسة والدراسة، تصبح مذكراتك أكثر فعالية ودقة بوقت قصير.
3. ما هو البريد الإلكتروني؟
البريد الإلكتروني، هو وسيلة حديثة للتواصل بين أفراد المجتمع، عن طريق إرسال رسالة عبر الإنترنت.
ويمكنك التواصل مع أي شخص تريده في جميع أنحاء العالم، وإرسال رسالة له من خلال البريد الإلكتروني ولابد من معرفة عنوان البريد الإلكتروني الخاص به، لتتمكن من مراسلته.
وبعد الكثير من تحديث وتطوير من خصائص البريد الإلكتروني يمكن في وقتنا الحالي إرسال، واستلام ملف متواجد في جهازك الشخصي سواء الحاسوب أو الهاتف.
ويمكنك ايضا بالإضافة الى إرسال رسالة نصية، ارسال فيديو، أو صورة عبر البريد الإلكتروني.
وجدير بالذكر أنه يمكنك إرسال الرسالة أو استلامها في حالة وجود اتصال بشبكة الإنترنت، وتظل في البريد الإلكتروني منتظرة لتقرأ في أي وقت.
أساسيات صياغة البريد الإلكتروني
بداية اذا كنت تستخدم البريد الإلكترونى فى حياتك اليومية مع الأصدقاء او افراد العائلة بشكل عام لا يشترط فيه صيغ ميعنة او تنسيق.
أما اذا كنت تستخدم البريد الإلكترونى فى الأعمال لابد ان تتعلم بإحترافية كيف تصيغ بريد الكترونى خاص بالأعمال بشكل محترف.
اعتُبر البريد الإلكتروني على مر العقود القليلة الماضية حجر الأساس لاتصالات الأعمال. وطوّر خلال ذلك الوقت أسلوباً وهيكلاً فريداً.
1- يجب أن تكون جميع الرسائل الإلكترونية الخاصة بالأعمال مباشرة وواضحة وسهلة القراءة.
ومع ذلك، يمكن أن تتباين الصياغة الرسمية لكتابتها وفق عوامل ذات صلة بشركتك أو قرّائك أو الموضوع أو أي عوامل أخرى.
2- مهما كانت الرسالة التي أنت بصدد كتابتها، تذكر أن تحافظ على أسلوب المهنية، فلا مجال للتراجع عن الرسالة الإلكترونية بعد النقر على زر "إرسال".
يمكن نسخ الرسائل الإلكترونية وإرسالها لآخرين بشكل غير محدود، فتأكد من اختيارك للكلمات بعناية.
3- أما في ما يتعلق بعنوان الرسالة، فاحرص على أن يكون مختصرًا ووصفيًا. فإذا كان مبهمًا أو غير مترابط، قد تفقد اهتمام القرّاء.
يتطلب إرسال كل رسالة إلكترونية تحديد مستلم واحد على الأقل، ولكن إذا كنت ترغب بإرساله لعدة مستلمين، يمكنك استخدام حقل نسخة طبق الأصل (CC).
سيبقي ذلك القرّاء الإضافيين على اطّلاع من دون إلزامهم بالرد.
4- احرص على إلقاء التحية بأسلوب موجز ووديّ وخاطِب المستلم باسمه إذا كنت تعرفه.
يفضَّل استخدام الاسم الأول إذا كنت تعرف المستلم ويمكنك كذلك استخدام اسم العائلة إذا كنت ترغب بتوجيه خطاب أكثر رسمية.
5- في نص الرسالة الرئيسي، ابدأ بنقطتك الأساسية لجذب انتباه القارئ واتبع أسلوبًا دقيقًا ومباشرًا في الكتابة.
إذا كنت بحاجة لرد من قرّائك، أضِف دعوة لاتخاذ إجراء ليعرفوا كيفية الرد على الرسالة.
وتأكد عند إرفاقك لملف في الرسالة الإلكترونية من ذكر ذلك في نص الرسالة المعنية.
6- عند الوصول لنهاية الرسالة، أضف عبارة وداع سريعة مثل "شكرًا لك" أو "مع أطيب التحيات"، ثم أضِف اسمك ومعلومات الاتصال بك.
