قد يُشكل التعامل مع البيانات المُتعلقة بنشاطك التجاري عبئاً ثقيلاً عليك، خاصة إذا كان هناك الكثير منها تُتيح لك جداول البيانات أن تُقسِّم تلك البيانات إلى معلومات مُفيدة، كما يمكنها أن توفر عليك الكثير من الوقت في هذه العملية.
من خلال هذا المقال، سنغطي فوائد استخدام جداول البيانات، ونُعرّفك على الدوال الأساسية، كما سنشرح كيف يمكن استخدام هذه الدوال لمساعدتك على إدارة بيانات محددة. إذًا، لنبدأ بالأساسيات:
ما هو جدول البيانات؟
يُعرّف جدول البيانات بأنه نموذج تطبيق برمجي تفاعلي، مُصمم للمساعدة في تنظيم وتحليل وتخزين البيانات. ببساطة، تُنشئ جداول البيانات شبكةً من المعلومات باستخدام مبدأ الصفوف والأعمدة.
بمجرد إضافة الأرقام إلى جدول البيانات، يمكنك أن تستخدم أدوات تلقائية ومهام لتحليل المعلومات وإيجاد الإجابات التي تبحث عنها.
برامج جداول البيانات، مثل Microsoft Excel أو جداول بيانات Google أو Apple Numbers، جميعها مفيدة بشكلٍ لا يُصدّق عند التعامل مع عدد كبير من البيانات، مثل الميزانيات المالية وخطط المشروع وقواعد البيانات.
على سبيل المثال، إذا كنت مسؤولاً عن جمع معلومات حول التعداد السكاني لمدينة ما، يمكنك استخدام جدول بيانات لتتبُّع العناوين والأسماء وتواريخ الميلاد والفترة التي قضاها السكان في المدينة. بعد ذلك، يمكنك تطبيق فلتر تحديد عدد الأشخاص الذين تقل أعمارهم عن أربعة أعوام والذي من شأنه أن يقدّم معلومات قيّمة للنظر فيها عند التخطيط لسِعة المدرسة.
الميزات الرئيسية لجعل جداول البيانات أكثر إفادة
- يمكن أن تُقدم المعلومات بعدّة طرق، على سبيل المثال، يمكنك أن تُنتج رسمًا بيانيًا يُسلط الضوء على سكان المدينة وفقًا للجنس أو جدولاً يُظهر مجموعات الأعمار المختلفة التي تتردد على الأندية الرياضية المحليّة.
- تُتيح لك أدوات الفلتر سرعة تنظيم بياناتك بترتيب محدد، سواء كان ذلك وفقًا للترتيب الأبجدي أو بالتاريخ. ليس كل شيء في جدول بيانات هو مجرد رقم عادي. النسب المئوية والعملات والتواريخ والفترات هي من العناصر الأكثر شيوعًا التي يمكنك استخدامها حسب بياناتك.
- استخدام الدوال لإعادة حساب القيم بشكل فوري في حال تغيّرت البيانات. إذا طبّقنا ذلك على مثال التعداد السكاني، يمكن إنشاء صيغة تحسب متوسط الأعمار في المدينة في أي فترة زمنية. هناك الكثير من الصيغ والدوال المُدمجة مع جداول البيانات؛ وكثير من الصيغ والدوال الأساسية متاح في جميع برامج جداول البيانات الشائعة.
بعض الدوال ذات القيمة
لنلقِ نظرة على بعض الدوال التي يمكنها أن تساعدك على تنظيم بيانات التعداد السكاني وجعلها ذات قيمة.
- تُتيح لك دالة التجميع (SUM) أن تحسب مجموع خلايا اثنين أو أكثر من جداول البيانات. هذا مُفيد إذا كنت تريد أن تعرف الرقم الإجمالي للناس في المدينة.
- أمّا دالة المتوسط (AVG)، فتحسب متوسط الأرقام التي تم تحديدها. يمكن استخدامها لحساب متوسط الأعمار لدى سكان المدينة.
- أمّا لحساب عدد مرات تكرار حدوث شيء ما، يمكنك استخدام دالة الحساب (COUNT) على سبيل المثال، احتساب عدد الناس الذين يعيشون في المدينة منذ 3 أعوام أو أقل. قد يمنحك ذلك مؤشرًا جيدًا لعدد الناس الذين ينتقلون إلى المدينة.
الخلاصة
الآن وقد رأينا كيف يمكن أن تساعدك جداول البيانات في إدارة وتحليل بياناتك، يمكنك استكشاف كيف يمكنك استغلالها في السيناريو الخاص بنشاطك التجاري.
اطّلع على الدوال التي يمكنها أن توفر عليك الوقت، ودوال جداول البيانات التي يمكنها جعل بياناتك وإحصاءاتك أكثر إفادة.
