كيف تكتب خطاب الشركات أو المؤسسات بطريقة رسمية؟ سواء بحثنا عن عمل أو حتى في المراسلات بين الموظفين وبعضهم. لو درّبت نفسك على كتابة الخطابات ستجد مع الوقت لديك مهارة كتابة إيميلات احترافية ببساطة، وبدون بذل وقت كبير في كتابتة. كتابنا سابقاً عن كتابة رسالة بسيطة وعن كتابة خطاب غير رسمي إذا كنت تود مراجعتهما.
كتابة خطاب رسمي للشركات
ما هو الفارق بين " CC " و بين " BCC " أجزاء الإيميل الـ الفورمال ( Formal ) وإسلوب كتابة الرسالة الإحترافية: الإيميل الرسمي في الغالب يتكوّن من 3 أجزاء رئيسية (تحية البداية - نَص الرسالة / الـ Body Text - الخاتمة). يكتب باللغة الإنجليزية على الأغلب، أو يكتب بلغة الشخص الذي تراسله (طالما انت متأكد أنه لا يتحدث الإنجليزية)، أو في بعض الدول العربية مثل دول الخليج أغلب مراسلاتهم تكون باللغة العربية.
1- تبدأ رسالتك بتحية عامة (مثل: عزيزي فلان، أو صباح الخير)، أتمنى إن كل شيء يكون على مايرام:
- Dear Person, Hope all is well.
- Good Morning Mr. Person,
- Hope all is going great!
- Greetings from "Organization's name",
- It is our pleasure to reach out you today.
2- يُفضل كتابة التحية الأولى في سطر، والتانية في سطر. وطبعاً يوجد تحيات خاصة بالمناسبات والأعياد، فحاول تنوّع كل مرة في أسلوب التحية.مثل: (أهلاً احمد / Ahmed Hello )
3- لو تخاطبه لأول مره والمعرفة ليست قوية، ممكن أن تقول له "عزيزي فلان" Dear person. يفضل مخطابتة بالعنوان الوظيفي الخاص به Dr. - Eng. - Prof.
4- لو تراسل رجل ستسبق إسمه بـ Mr أو لو بنت آنسه Ms ولو مدام تكون Mrs في جميع الأحوال بالنسبة للنساء يمكن كتابة Ms.
5- التحية إما أن تكون رسمية جداً، (مثل: آمل إن كل شيء على مايرام Hope all is well) أو رسمية بعض الشئ، (آمل إن كل أمورك تسير على نحو جيد Hope all is going great with you) أو ليست رسمية، (كيف حالك؟" ?How are you doing).
- Regarding to our last meeting, this is the meeting minute's notes.
- It was supposed to call you yesterday to confirm our next meeting, but excuse me I faced...
7- ضع فقرات لحجم مناسب جداً لرسالتك، إنما أكثر من ذالك سيكون ممل وصعب إيجاد اهتمام، (لو قلنا إن الفقرة الواحدة مكونة من سطرين لـ ٣ أسطر).
.webp)